Wenn eine Tagung ansteht werden gerne neue Hotels und Orte ausprobiert. Ansprechendes Ambiente und eine abwechslungsreiche Umgebung sind verlockend. Eine sehr gute Verkehrsanbindung garantiert allen Teilnehmern, Moderatoren und Veranstalter möglichst kurze Reisezeiten. Dies gilt sowohl für Anfahrt und Abreise, als auch für potentielle Unternehmungen, die während der Veranstaltung stattfinden.
Der Bedarf der Tagung
Die Größe des Tagungsraum sollte zur Teilnehmeranzahl passend gebucht werden, damit den Teilnehmern ein ausreichend großer und möglichst komfortabler Arbeitsplatz mit W-Lan Zugang angeboten werden kann und die Anwesenden sich wohlfühlen.
Oft werden Laptops für die Präsentationen genutzt, aber es gibt auch Situationen, in der ein Moderator andere Tools bevorzugt und das Moderationsmaterial dadurch variiert. Deshalb ist es für Moderatoren und Veranstalter sinnvoll vorher zu eruieren welche Materialien und Ersatzmaterial benötigt wird, um Engpässe zu vermeiden. Es empfiehlt sich im Veranstaltungshotel (zum Beispiel dem Tagungshotel Hannover) nachzufragen, ob die gewünschten Utensilien und Geräte in ausreichender Menge vorhanden sind, oder besorgt werden können.
Ausstattung mit visuellen Hilfsmittel
Damit alle Teilnehmer, auch bei großen Gruppen, dem Geschehen folgen können, ist ein Beamer, der an den Laptop angeschlossen werden kann, samt einer passenden Leinwand unabdingbar und gehört mittlerweile ebenso zur Standardeinrichtung eines Tagungsortes, wie 1 Flipchart und 1 Pinnwand pro Tagungsraum.
Immer wieder tauchen Wünsche und Bedürfnisse auf, die nicht von dem Standard eines Tagungshotels erfüllt werden. Deshalb ist es essentiell, dass solche Extras dem planenden Hotelpersonal rechtzeitig kommuniziert werden, damit diese Zeit haben das benötigte Material oder Mobiliar entsprechend zu besorgen oder aufzustellen.
Die Organisation von Rahmenprogrammen
Dazu gehören beispielsweise die Bewirtung durch Tagungssnacks und diverse Getränke. Auf Wunsch werden nicht nur Informationen zu Restaurants und kulturellen Möglichkeiten am Ort und der näheren Umgebung zusammengestellt, sondern auch gebucht. Im Allgemeinen betrifft dies sowohl Teambuilding Aktivitäten im Rahmen des Tagungsgeschehens, als auch die abendlichen Unternehmungen, Musik oder Feuerwerk direkt in und am Hotel und mehr.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
